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在公務信函里,正文是核心內容。寫作正文時

2019-11-20/ 淮陰信息港/ 查看: 214/ 評論: 10

摘要一是注意人稱使用。在公務信函里,寫作者所使用的人稱頗為講究。若為了表示親切、自然,宜采用第一人稱。若

在公務信函里,正文是核心內容。寫作正文時,一定要注意主題明確,合乎邏輯,層次清晰,語句通暢,文字正確,言簡意賅。以下幾處要點,在寫作公務信函的正文時尤須注意。

一是注意人稱使用。在公務信函里,寫作者所使用的人稱頗為講究。若為了表示親切、自然,宜采用第一人稱。若意在表示公事公辦、嚴肅正規,則可以采用第三人稱。

二是主要內容前置。一封標準公務信函的內容,應當像一座倒置的金字塔,越是重要的內容越應當置于前面。因此,在正文的開端,即應直言自己認為最應當告訴收信者的信息以及收信者最希望了解的信息。

三是篇幅刪繁就簡。在任何情況下,一封拖沓冗長的公務信函都會使人感到無比乏味,所以在寫作公務信函時,一定要注意控制其篇幅,力求簡明扼要。一般而言,篇幅短、段落短、句子短、詞匯短等 四短 ,是寫作公務信函時所必須恪守的鐵律。

四是一信只議一事。為了確保公務信函發揮功效,并且盡量縮短其篇幅,最好一信只議一事。這樣一來,不但可以突出主題,而且可以限制其篇幅。

五是語言平易近人。盡管公務信函使用的是書面語言,寫作者亦應即盡量使之生動、活潑、親切、自然,既不應令其過于粗俗,也不應使之曲高和寡。

六是信息正確無誤。公務信函所傳遞的信息,應確保正確無誤。為此應做到:避免寫錯字、用錯標點符號;防止濫用成語、典故、外語;過于生僻的詞語或易于產生歧義的舉例,也不宜采用。

七是書面干凈整潔。一般來說,正式的公務信函最好打印,而不是手寫,這樣可確保其書面的干凈整潔。即使需要手寫時,亦應避免隨意涂抹、填補。另外,不要在行、格之外寫字,不要掉字,不要以漢語拼音代替生字。

八是防止泄露機密。普通的公務信函,不應在其字里行間直接或間接地涉及商業秘密。若打算將其郵寄或快遞時,尤須注意此點。

3.結尾

在公務信函里,作為最后一部分的結尾,寫作上的基本要求是全面而具體。大體上說,公務信函的結尾又由下述六個具體部分所構成:

一是祝頌語。它是寫信者對收信者所進行的例行祝福,其內容大都約定俗成,可酌情使用,但不宜空缺。

二是附問語。它是指寫信者附帶問候收信者周圍人士,或代替自己周圍人士問候收信者。附問語可用可不用。

三是補述語。它是正文寫完后,sg飛艇網址 秒速賽車開獎平臺 sg飛艇計劃網頁 pk10代理加盟 重慶歡樂生肖全天計劃尚需補充的內容,故又稱附言。一般的公務信函,最好不用補述語。如需使用補述語時應注意三點:單字不成行;單行不成頁;字數不宜多。

四是署名。在公務信函里,署名宜為寫信者全名。必要時,亦可同時署上其行政職務與職稱、學銜。若為打印信函,最好由署名者本人在信上親筆簽名。


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